17/ Diciembre / 2021
Hablar de la gestión de inventarios, presupuestos, precios y realización de pronósticos de venta es un tema complicado. Desde la asignación de recursos, hasta la comunicación de las expectativas de la alta dirección, las previsiones de ventas desempeñan un papel clave para el mantenimiento de una empresa sana.
Realizar un pronóstico preciso de ventas es una tarea difícil, requiere de un análisis detallado de información histórica, así como de tendencias del mercado, competencia, entorno económico, capacidades y expectativas de la organización, entre otros factores. Sin embargo, una vez que se ha definido un presupuesto, cumplirlo es una tarea aún más difícil que requiere de un seguimiento puntal que permita tomar decisiones de manera oportuna.
¿Qué mejorar en tu proceso de ventas para cumplir con tus objetivos?
El primer paso para un buen control de ventas es establecer las metas a las que quiere llegar la empresa, posteriormente se debe establecer un buen mecanismo para medir el cumplimiento de estos KPIs (Key Performance Indicator), es decir, aquellos que permiten medir de manera concreta el cumplimiento de los objetivos comerciales y que al analizarlos e interpretarlos puedan generar información de valor para tomar decisiones y emprender acciones.
El conjunto de indicadores que se deben medir y monitorear en el proceso de ventas dependerán de los objetivos de cada organización, sin embargo, podemos mencionar los siguientes:
- Relevantes para el éxito de la operación comercial
- Específicos, medibles y logrables
- Declarados para cumplirse en un tiempo determinado
- Definir estándares y parámetros de desempeño
Es importante que el equipo comercial conozca y tenga claros los objetivos de la empresa y los indicadores clave que los soportan. La visibilidad de estos elementos, ayuda a lograr una sincronía y enfoque de todo el equipo en el proceso de ventas, lo que traerá consigo mejores resultados.
Reportes para el área comercial: La información habilita la toma de decisiones.
Una vez que se tienen identificados los objetivos y KPIs, se debe definir el tipo y nivel de información que la dirección y el equipo comercial requiere para poder llevar a cabo la toma de decisiones oportuna.
Al hacer esta definición es importante especificar de dónde deberán provenir los datos que se requieren, o en su caso, cómo deberían ser calculados, así como los responsables de la obtención, registro y seguimiento de los mismos.
La información que se defina como necesaria debe ser clasificada y ordenada en reportes, tableros de control (dashboards) o tarjetas de puntaje (balanced score cards) que tendrán que ser generados y/o alimentados de manera periódica para ser monitoreados oportunamente por los responsables ya sea a nivel dirección o equipo comercial.
Para obtener mayor visibilidad de los indicadores, los reportes podrían presentarse con base en las diferentes etapas que abarque el proceso comercial de cada compañía, por ejemplo en: prospección, venta y postventa.
En ese punto, contar con una herramienta tecnológica, ya sea un desarrollo interno o una solución mucho más integral como un CRM (Customer Relation Managment), permitiría consolidar todos los indicadores en un mismo lugar, automatizar la generación de reportes y organizarlos con base en perfiles de usuario.
Algunos indicadores que podrían incluirse en los reportes al área comercial son:
En la tabla anterior se incluyen sólo algunos ejemplos, pero la lista de reportes e indicadores puede ser tan corta o extensa como la organización lo requiera. Lo importante es que en cada reporte se proporcione la información justa y necesaria para determinar si se están cumpliendo con los objetivos establecidos, identificar áreas de mejora y, sobre todo, contar con elementos suficientes para tomar decisiones con respecto a cursos de acción de forma oportuna.
Este tipo de reportes, proporcionan datos relevantes por sí mismos, pero su valor real se encuentra en poder tomar esa información para analizarla desde un punto de vista integral que incluya planificación de la demanda, gestión de inventario, cadena de suministro, finanzas, tecnología, marketing y capital humano.
Mantener, actualizar y administrar un número importante de indicadores no es una tarea sencilla, hay que dedicar tiempo y mucho trabajo para llevarlos al día. Gestionar de manera eficiente el proceso comercial y específicamente el proceso de ventas será más sencillo si se cuenta con herramientas y personal especializado que ayuden a consolidar, limpiar y analizar la información, así como para dar seguimiento a la competencia y generar estrategias que ayuden al crecimiento de tu negocio.
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